Datenschutz

Hinweis: Diese Datenschutzerklärung ist eine Vorlage. Bitte Platzhalter ersetzen und den Abschnitt „Hosting“ an euren tatsächlichen Anbieter anpassen. Bei Einbindung weiterer Dienste (z. B. Instagram-Feed, Karten, Analyse-Tools) muss die Erklärung ergänzt werden.

1. Verantwortlicher

Beo Sports e.V., vertreten durch den Vorstand
Kräwerweg 42, 56626 Andernach
E-Mail: info@beosports.de

Ein*e Datenschutzbeauftragte*r ist nicht benannt, da die gesetzlichen Voraussetzungen (§ 38 BDSG) nicht vorliegen. Ansprechperson für Datenschutzfragen ist der Vorstand.

2. Aufruf dieser Website

Hosting

Website und Vereinsportal laufen auf einem eigenen virtuellen Server (VPS), den wir bei der Hostinger International Ltd., Anschrift laut AV-Vertrag, angemietet haben. Der Server steht in einem Rechenzentrum in der Europäischen Union; dort liegen auch die Datenbank und alle hochgeladenen Dateien. Hostinger verarbeitet die Daten ausschließlich in unserem Auftrag; mit dem Anbieter besteht ein Vertrag über Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Server-Logfiles

Beim Aufruf der Website verarbeitet der Server technisch notwendig die Daten, die Ihr Browser übermittelt (u. a. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browsertyp), um die Seiten auszuliefern. Unser Webserver legt dabei keine Zugriffsprotokolle an. Technische Fehlermeldungen der Anwendung enthalten keine IP-Adressen und werden fortlaufend überschrieben. Zum Schutz des Server-Zugangs werden IP-Adressen fehlgeschlagener Anmeldeversuche am Wartungszugang (SSH) bis zu vier Wochen gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer Betrieb der Website).

Cookies, Tracking und externe Schriften

Die Informationsseiten setzen keine Cookies, verwenden keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge und laden keine Schriftarten oder Skripte von Servern Dritter. Nur bei der Anmeldung im Vereinsportal („Mein Konto“) wird ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie gesetzt, das die Anmeldung speichert (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Es enthält keine Tracking-Informationen und läuft nach spätestens 7 Tagen ab.

3. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail oder über das Kontaktformular (das Ihr eigenes E-Mail-Programm öffnet) kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (Name, E-Mail-Adresse, Nachricht) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage auf eine Mitgliedschaft oder eine Werbepartnerschaft zielt, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

4. Datenverarbeitung bei Vereinsmitgliedern

Mit dem Beitritt verarbeiten wir folgende Daten: Name, Anschrift, Geburtsdatum, Kontaktdaten, Bankverbindung, Eintrittsdatum, Art der Mitgliedschaft sowie ggf. Funktionen im Verein. Rechtsgrundlage ist die Mitgliedschaft (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) in Verbindung mit der Satzung.

• Weitergabe an Verbände: Soweit der Verein Mitglied in Sportverbänden ist, übermitteln wir diesen nur die zur Bestandserhebung erforderlichen Daten (z. B. Mitgliederzahlen).
• Beitragseinzug: Bankdaten werden zum SEPA-Lastschrifteinzug an unser Kreditinstitut übermittelt.
• Veröffentlichungen: Fotos und Namen von Mitgliedern veröffentlichen wir auf der Website und in sozialen Medien nur mit gesonderter Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die jederzeit widerrufen werden kann.
• Speicherdauer: Nach Beendigung der Mitgliedschaft werden die Daten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (bis zu 10 Jahre für steuerrelevante Unterlagen) entgegenstehen.

5. Vereinsportal („Mein Konto“), Zahlungen und Tageskarten

Benutzerkonto

Für ein Konto verarbeiten wir Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse und Passwort. Das Passwort wird ausschließlich als kryptografischer Hash (bcrypt) gespeichert. Zur Bestätigung der E-Mail-Adresse und zum Zurücksetzen des Passworts versenden wir E-Mails mit Einmal-Links. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Nutzungsvertrag bzw. Mitgliedschaft). Bei Mitgliedern sind im Konto zusätzlich Mitgliedsnummer, Eintrittsdatum, Status, Anschrift und die verbuchten Mitgliedsbeiträge sichtbar – jeweils nur für das eigene Konto.

Online-Zahlungen über Stripe

Spenden und Tageskarten können online bezahlt werden. Die Zahlung wird von der Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland, abgewickelt. Dafür übermitteln wir Betrag, Verwendungszweck und Ihre E-Mail-Adresse an Stripe; Zahlungsdaten (z. B. Kartendaten) geben Sie direkt bei Stripe ein – wir speichern sie nicht, sondern nur die Transaktionskennung und den Zahlungsstatus. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Stripe kann Daten auch in den USA verarbeiten; Grundlage sind das EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln. Weitere Informationen: stripe.com/de/privacy.

Spendenbelege

Für Zahlungsbelege und Zuwendungsbestätigungen verarbeiten wir Name, Anschrift, Betrag und Datum der Spende. Diese Unterlagen bewahren wir aufgrund steuerrechtlicher Pflichten bis zu 10 Jahre auf (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, § 147 AO, § 50 Abs. 7 EStDV).

Hochgeladene Mitgliedsanträge

Im Konto kann der ausgefüllte Aufnahmeantrag (inkl. SEPA-Lastschriftmandat) als PDF oder Bild hochgeladen werden. Die Datei enthält Name, Anschrift, Geburtsdatum, Kontaktdaten, Bankverbindung und Unterschrift. Sie wird verschlüsselt übertragen, in unserer Datenbank gespeichert und ist nur für die hochladende Person und die Administratoren des Vorstands abrufbar; jeder Abruf durch Administratoren wird protokolliert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Begründung der Mitgliedschaft). Die Datei wird gelöscht, sobald die Daten in die Mitgliederverwaltung übernommen sind bzw. bei Ablehnung des Antrags; das unterschriebene SEPA-Mandat bewahren wir während der Mitgliedschaft und bis zu 14 Monate nach der letzten Lastschrift auf.

Tageskarten

Für jede Tageskarte speichern wir Ticketnummer, Name des Käufers, Kauf- und Gültigkeitsdatum, Preis sowie den Einlösestatus. Der QR-Code enthält nur einen zufälligen Prüfschlüssel; die Angaben zum Ticket sieht ausschließlich das Vereinsteam beim Einlass. Die Tageskarte wird per E-Mail als PDF zugesandt.

Protokollierung

Änderungen, die Administratoren im Portal vornehmen (z. B. Verbuchung von Beiträgen, Einlösung von Tickets), werden mit Zeitpunkt und handelnder Person protokolliert, um die ordnungsgemäße Vereins- und Kassenführung nachweisen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO).

Speicherdauer und Archivierung

Kontodaten werden gelöscht, wenn das Konto nicht mehr benötigt wird und keine Aufbewahrungspflichten bestehen. Endet eine Mitgliedschaft, werden die personenbezogenen Daten entfernt; Buchungsdaten bleiben für die gesetzlichen Fristen in anonymisierter Form erhalten.

6. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zudem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, etwa bei der für unseren Vereinssitz zuständigen Behörde: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, Postfach 30 40, 55020 Mainz.

7. Stand

Diese Datenschutzerklärung hat den Stand November 2026.